Lors de la gestion d’un commerce, on ne peut pas utiliser n’importe quelle caisse enregistreuse, il faut qu’elle soit certifiée et elle doit répondre aux critères qui lui permettent de lutter contre la fraude aux yeux de l’administration fiscale.
Donc, si vous envisagez d’adopter votre propre caisse enregistreuse, nous vous recommandons d’en rechercher une qui soit adaptée aux besoins de votre activité et respecte cette réglementation.
Pour tout savoir sur la certification NF525, poursuivez la lecture de notre article.
Caisse enregistreuse Nf525 : une obligation depuis 2018
Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose à tous les entrepreneurs assujettis à la TVA qui utilisent un appareil de caisse enregistreuse, un terminal de paiement ou un programme complet de caisse enregistreuse de vérifier que leurs appareils sont certifiés NF 525.
Donc si vous utilisez un ou plusieurs de ces appareils ou que vous souhaitez en utiliser, vous êtes concernés.
La certification Nf525 : c’est quoi?
La marque NF (NF 525) est une marque de certification développée par l’AFNOR (Association française de normalisation), organisme certificateur reconnu et agréé par l’Etat, pour certifier un programme d’enregistrement de caisse répondant aux normes établies par la loi. Il s’agit d’une certification qui a été mise en vigueur le 1er janvier 2018 à travers l’article 88 de la loi de finances 2015 qui impose aux assujettis à la TVA, l’installation de logiciel de caisse conforme à la certification NF525.
L’objectif de cette réglementation est de réduire la fraude fiscale en combattant les fournisseurs de caisses enregistreuses et éditeurs de logiciels de caisses enregistreuses qui sont capables de les manipuler en supprimant et en modifiant certaines transactions.
Les règles de la norme NF525
La certification NF525 permet de prouver que la caisse enregistreuse respecte les conditions d’intégrité définies par l’administration fiscal, plus précisément il s’agit de 4 normes de base auxquelles une caisse enregistreuse utilisée doit répondre:
Inaltérabilité: Le logiciel de caisse enregistreuse utilisé doit permettre l’enregistrement transparent de toutes les données, même si elles sont modifiées ou corrigées.
Sécurité: Le logiciel de caisse enregistreuse doit pouvoir garantir la sécurité des données d’origine et les modifications apportées et ne pas permettre leur falsification.
Stockage: Le logiciel d’encaissement doit être en mesure de stocker toutes les données pendant une période d’au moins six ans.
Archivage des données: le logiciel d’encaissement doit permettre aux autorités fiscales d’accéder à tout moment aux données qui ont été gelées et dater pour garantir leur intégrité.
Les caisses enregistreuses répondant à la norme NF525 facilitent la vérification de chaque information relative aux transactions. Elles empêchent également la mise en œuvre de toute pratique qui retient des données qui doivent être prises en compte dans la déclaration de TVA. Il est préférable d’avoir une caisse enregistreuse certifiée pour éviter d’éventuelles sanctions imposées aux contrevenants.
Les risques en cas de non-conformité aux règles NF525
Depuis le 1er janvier 2018, la loi antifraude à la TVA prévoit des sanctions sévères pour l’utilisation d’un logiciel de caisse enregistreuse non conforme aux règles NF525.
Quel que soit votre secteur d’activité, il est nécessaire de vérifier que votre logiciel de caisse enregistreuse est conforme à cette norme, afin d’éviter les éventuelles sanctions suivantes:
- Si un logiciel ou un système de caisse enregistreuse non certifié est utilisé, vous serez passible d’une amende de 7500 € et de 60 jours pour régler votre situation. En cas de non-respect après ce délai, la même amende sera à nouveau infligée.
- En cas de présentation d’une fausse certification, la loi impose une peine de 3 ans de prison et une amende de 45 000€.
Les avantages d’avoir une caisse certifiée NF525
Faire le choix d ’une caisse enregistreuse certifiée NF525 est une garantie d’achat de matériel et de logiciels conformes à la loi de finances, vous êtes donc protégés en cas de contrôle fiscal. Avec cette certification, vous ne risquez pas de problèmes.
D’autre part, vous êtes sûr d’acheter votre caisse à un éditeur de confiance et d’avoir une caisse qui évoluera selon les différents textes réglementaires qui seront vérifiés régulièrement car l’éditeur fait l’objet d’une revue annuelle de son logiciel de caisse enregistreuse, qui est un excellent investissement pour lui, et pour vous, c’est un gage de sécurité et de fiabilité.
La certification NF525 vérifie aussi la qualité de la caisse et des services qu’un éditeur fournit à ses clients: moins d’erreurs, une documentation mise à jour, des développements maîtrisés, etc.
Choix d’une caisse enregistreuse certifiée NF525 indispensable
La caisse enregistreuse étant devenue une nécessité pour les entrepreneurs pour développer et gérer leurs activités, elle ne peut pas être choisie au hasard, vous devez donc vous assurer d’en acheter une certifiée NF525 selon les exigences légales et compatible avec vos besoins.
